Was ist ein Dokumenten­management­system (DMS)?

Ja, wir sind in keiner Weise an DMS-Anbieter gebunden, sodass wir eine wirklich unabhängige DMS-Auswahl treffen können.

Ja, die Dienstleistungen von DMS Führer sind völlig kostenlos und unverbindlich.

Unsere Dienstleistungen sind in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Deutschland, der Schweiz, Österreich, dem Vereinigten Königreich, Irland, Italien und Spanien verfügbar.

Sobald Sie das Auswahltool ausgefüllt haben, wird sich einer unserer Software-Experten mit Ihren Antworten befassen. Er erfasst Ihre Wünsche und Anforderungen und prüft, welche DMS-Anbieter Erfahrung mit Ihrer Branche, Ihren Arbeitsabläufen und Ihrer Unternehmensgröße haben. Sollten Unklarheiten bestehen, wird sich der Experte kurz mit Ihnen in Verbindung setzen, um alles zu klären.

Ein guter Verkäufer ist nie ganz objektiv – wir hingegen schon. Wir sorgen dafür, dass Sie ein ehrliches und vollständiges Bild vom DMS-Markt erhalten.

Wir gleichen sie ausschließlich mit DMS-Anbietern ab, von denen wir wissen, dass sie das Projekt bewältigen können. Dadurch kommen sie nur mit DMS-Anbietern in Kontakt, die Erfahrung mit Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Tätigkeiten haben. Wir stellen außerdem sicher, dass diese Anbieter innerhalb der gewünschten Frist liefern können.

Ihre Kontaktdaten verwenden wir ausschließlich für die DMS-Auswahl. Wir gehen sorgfältig damit um und speichern sie nicht länger als nötig. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir mit Ihren Daten umgehen? Dann lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung.

Verträge, E-Mails, Berichte, Anhänge: Viele Unternehmen haben täglich mit einem stetigen Strom an Dokumenten zu tun. Wenn es immer schwieriger wird, diesen Dokumentenfluss manuell zu bewältigen, kann DMS-Software Abhilfe schaffen. Ein DMS-System bringt Ordnung ins Chaos: Dokumente werden automatisch in einer zentralen Umgebung zusammengeführt, sodass jeder jederzeit Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen hat.

Auf jeden Fall. Ganz gleich, ob Sie ein Start-up, Ein-Personen-Unternehmen oder ein multinationaler Konzern sind: Jedes Unternehmen kann von DMS-Software profitieren. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass DMS nur für große Organisationen gedacht ist oder dass es immer teuer ist. Das stimmt nicht: Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen, die sowohl hinsichtlich der Funktionalität als auch des Preises speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Einige Anbieter haben sich sogar darauf spezialisiert.

Wir helfen nicht nur bei der Auswahl eines DMS-Systems. Sie können sich auch an uns wenden, wenn Sie auf der Suche nach einem der folgenden Systeme sind: Business Intelligence (BI), BPM, CRM, ERP, HRM, SCM, TMS oder WMS.

Anbieter entwickeln in großem Umfang KI-Funktionen für ihre DMS-Systeme, wobei sich die konkreten Inhalte dieser Funktionen in der Praxis stark unterscheiden. Es gibt noch keine eindeutige Antwort darauf, was „KI in einem DMS“ bedeutet; der eine Anbieter nutzt sie ganz anders als der andere.

Es zeichnen sich jedoch einige Richtungen ab. Denken Sie beispielsweise an die automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten, das Auslesen von Daten aus Rechnungen und Verträgen oder Suchfunktionen, die anhand des Inhalts statt anhand des genauen Dateinamens arbeiten. Das Ziel ist meistens dasselbe: weniger manuelle Sortier- und Sucharbeit und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Da die Möglichkeiten je nach System stark variieren, ist es ratsam, bei der Auswahl kritisch zu prüfen, was eine KI-Funktion in der Praxis tatsächlich leistet und ob es sich tatsächlich um KI oder um „normale“ Automatisierung handelt.

Das hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Prozesse ab. Eine einfache Implementierung dauert etwa einen Monat, große Projekte, bei denen umfangreiche Archive übertragen werden müssen, dauern schnell ein halbes Jahr oder länger.

Sobald Dokumente über verschiedene Systeme verstreut sind oder es schwierig wird, Versionen, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen übersichtlich zu verwalten. Wenn Sie sich darin wiedererkennen, bietet DMS-Software eine Lösung.

DMS und ECM werden oft in einem Atemzug genannt. Dennoch gibt es große Unterschiede zwischen beiden Systemen. Ein DMS konzentriert sich auf die Speicherung, Organisation und das Auffinden von Dokumenten anhand von Versionsverwaltung, Zugriffsrechten und Aufbewahrungsfristen.

Ein ECM (Enterprise Content Management) unterstützt mehr als nur Dokumente. Denken Sie dabei an E-Mails, Formulare oder Videos. Viele ECM-Plattformen beinhalten die Dokumentenverwaltung als Bestandteil. Ein spezialisiertes DMS bietet jedoch umfangreichere Funktionen für Versionsverwaltung, Archivierung und Compliance.

Auf jeden Fall. Ob Start-up, Einzelunternehmen oder multinationaler Konzern: Jedes Unternehmen profitiert von einem DMS. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass ein DMS nur für große Unternehmen gedacht sei oder dass es immer teuer sei. Das stimmt nicht: Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen, die sowohl hinsichtlich der Funktionalität als auch des Preises speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Einige Anbieter haben sich sogar darauf spezialisiert.

Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem hängen stark von der Anzahl der Nutzer, der Branche, dem Lizenzmodell (SaaS oder On-Premise) und den gewünschten Funktionen ab. Auch die Anzahl der Dokumente und der benötigte Speicherplatz spielen eine Rolle.

Da die Kosten je nach DMS-Anbieter stark variieren, geben wir hier bewusst keinen festen Betrag an. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisindikation, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist, sowie eine Liste der für Sie interessanten Anbieter.

Ja, unsere Dienstleistung ist vollständig kostenlos und unverbindlich. Sie zahlen niemals etwas und gehen keinerlei Verpflichtung ein.

Wir sind in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Deutschland, der Schweiz, Österreich, dem Vereinigten Königreich, Irland, Italien und Spanien tätig. Sind Sie auf der Suche nach einem internationalen Partner? Auch dabei können wir Ihnen helfen.

Innerhalb von 1 bis 2 Werktagen nach dem Ausfüllen des Formulars erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, welche DMS-Anbieter zu Ihrem Unternehmen passen.

Nein, wir liefern selbst keine Software und sind ausschließlich am Auswahlprozess beteiligt. Sie entscheiden selbst, mit welchen Anbietern Sie gegebenenfalls weiterarbeiten möchten und mit welchen nicht.

Wir gehen sorgfältig mit Ihren Daten um und geben nur die Informationen weiter, die für die Herstellung der Übereinstimmung erforderlich sind. Wir geben Kontaktdaten niemals ohne Ihre Zustimmung an Dritte weiter.

Füllen Sie dennoch unser Formular aus. Gemeinsam prüfen wir, ob dies tatsächlich die beste Wahl für Ihre Situation ist. Oft gibt es andere DMS-Systeme, die Ihren Wünschen und Anforderungen noch besser entsprechen.

Selbstverständlich. Unsere Datenbank umfasst Hunderte von Anbietern, die sich neben DMS auch auf andere Unternehmenssoftware spezialisiert haben.

Unser Service richtet sich an Unternehmen, die ernsthaft auf der Suche nach neuer Unternehmenssoftware sind. Unsere Anbieterdatenbank ist äußerst vielfältig: von Anbietern, die sich speziell an KMU richten, bis hin zu großen Akteuren, die Software für multinationale Konzerne liefern.

Dann ist ein Gespräch mit einem unserer Software-Experten der richtige erste Schritt. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Wünsche und Anforderungen zu klären, damit Sie gut beurteilen können, ob ein neues System sinnvoll ist.